A adoção de documentos na sua forma eletrônica é uma inevitável tendência em todos os segmentos da sociedade inclusive no governo. A possibilidade de maior velocidade nos processos e a facilidade de transmissão e acesso é uma das principais características. Considerando o grande volume de documentos produzidos e manipulados, a desocupação de espaços para o armazenamento dos documentos é uma outra grande vantagem, com o custo do metro quadrado cada vez mais caro em todo o mundo.
Porém a mudança do documento em papel para documento eletrônico é muito mais do que mera mudança de suporte da informação, necessitando repensar todos os aspectos direta e indiretamente relacionados ao documento, incluindo a identificação do documento original e de suas cópias, muito clara no documento tradicional e ainda nebulosa para o eletrônico.
No tocante a preservação da memória, bibliófilos lamentam o desaparecimento dos manuscritos com anotações e alterações realizados a próprio punho pelos autores, das cartas trocadas entre dois intelectuais do passado esclarecem contextos e idéias nem sempre registrados em suas obras. E os registros fotográficos realizados por amadores, em álbum de família que acabam por se tornar importantes acervos para a preservação da memória de uma época? Com a popularização das máquinas digitais as fotografias amadoras certamente aumentaram muito em quantidade e provavelmente grande parte desaparecerão em alguns anos.
No contexto governamental, alguns documentos administrativos necessitam ser armazenados por até 100 anos para efeito de evidência e outros tem a guarda permanente pelo seu valor histórico ou de pesquisa.
A relação entre documentos eletrônicos e a preservação de documentos é aparentemente contraditório. Por um lado, sabe-se que preservar um documento eletrônico é complexo e custoso. Por outro lado, a digitalização de obras raras e documentos históricos permitem a preservação do original protegido em ambientes controlados. Investir em técnicas e tecnologias para a preservação dos documentos digitais é necessário, sob o risco de deixarmos vazios na história da humanidade,